4.1. Concepto de calidad
La
calidad se relaciona con la apreciación
de cada individuo para comparar una cosa con otra de su misma especie, género o
servicio. La calidad, en relación a los productos y/o servicios, tiene varias
definiciones, una es que el producto se
ajuste a las exigencias de los clientes, el valor añadido, algo que no tienen
los productos similares, la relación coste/beneficio, etc. Una visión actual
del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que
quiere, sino lo que el cliente desea conseguir con el producto y se convenza
que era lo que siempre había buscado.
Calidad
en cuanto a nomina es la cancelación o pago a los trabajadores y terceros con
exactitud, bajo las normas y procedimientos legales establecidos y justo a tiempo.
4.1 Procesos y Procedimiento
Las
novedades de nómina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos en
las fechas establecidas.
Cuando
se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y serán reportadas en el mes
siguiente.
La
novedad de nómina debe ser firmada por el Jefe inmediato.
Las
incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este
afiliado al empleado y deben ser reportadas y entregadas a la Oficina de
Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su expedición.
PHVA (Planear, Hacer,
Verificar, Actuar)
§ Planear:
Planear la liquidación de la nómina
Quincenal o mensualmente.
§ Hacer: Recepciónar las
novedades (nombramientos, encargos, traslados, vacaciones, embargos,
primas, bonificaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades,
horas extras, créditos o libranzas, sanciones y desvinculación)
ü Clasificar
las novedades
ü Incluir
las novedades en el aplicativo de nómina
ü Liquidar
la pre nómina
ü Revisar
la pre nómina
ü Corrección
de pre nómina
ü liquidación definitiva de nómina con las
firmas del ordenador del gasto y Gestión humana, reportes para las diferentes
áreas tesorería, presupuesto y
contabilidad
ü Solicitud
del Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente
ü Elaboración
del archivo plano para el pago de la nómina y para liquidación de Cesantías.
ü Elaboración
de planillas para el pago del Seguridad
Social y Parafiscales.
§ Verificar:
Verificar las novedades contra la pre-nómina y contra la nómina.
§ Actuar: Se
solicita al administrador del aplicativo
el ajuste de las fallas generadas y el desarrollo de mejoras al mismo
4.2 Formatos de control de novedades
Las
novedades de nómina corresponden reporte periódico de las diferentes
modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que
tienen un resultado directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
Todas
las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente
establecido por parte de la entidad, a través de los formatos
correspondientes y atendiendo a
un cronograma preestablecido.
Algunos
formatos de nomina
1. Reporte
de horas extras
2. Reporte
dominicales y festivos
3. Reporte
ausencias
4. Bonificaciones
no constitutivas de salario
5. Modificaciones
de contrato
4.3. No conformidad
No
Conformidad es un incumplimiento de un requisito, sea este especificado o no.
Se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente
explícita u obligatoria.
Pueden
ser de dos tipos:
• No conformidad mayor: ausencia o fallo
en implantar y mantener uno o más requisitos del sistema de gestión de la
calidad, o una situación que pudiera, basándose en evidencias o evaluaciones
objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de lo que la organización
está suministrando. Las entidades certificadoras no pueden conceder el
certificado mientras exista una no conformidad mayor.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.
Las
organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les
permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en marcha
de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.
Para
eliminar las causas de no conformidades se toman acciones correctivas, en el
caso de que la no conformidad sea potencial se llevarán a cabo acciones
preventivas.
Figura No, 3
No conformidad
