4.1. Concepto de calidad

La calidad se relaciona con  la apreciación de cada individuo para comparar una cosa con otra de su misma especie, género o servicio. La calidad, en relación a los productos y/o servicios, tiene varias definiciones, una es que  el producto se ajuste a las exigencias de los clientes, el valor añadido, algo que no tienen los productos similares, la relación coste/beneficio, etc. Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que quiere, sino lo que el cliente desea conseguir con el producto y se convenza que  era lo que siempre había buscado.

Calidad en cuanto a nomina es la cancelación o pago a los trabajadores y terceros con exactitud, bajo las normas y procedimientos legales  establecidos y justo a tiempo.

     

                                      

 

4.1 Procesos y Procedimiento

Las novedades de nómina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos en las fechas establecidas. 

Cuando se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y serán reportadas en el mes siguiente.

La novedad de nómina debe ser firmada por el Jefe inmediato.

Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al empleado y deben ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su expedición.

PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar)

§  Planear: Planear  la liquidación de la nómina Quincenal o  mensualmente.

§  Hacer: Recepciónar  las  novedades (nombramientos, encargos, traslados, vacaciones, embargos, primas, bonificaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades, horas extras, créditos o libranzas, sanciones y desvinculación)

ü  Clasificar las  novedades

ü  Incluir las  novedades en el aplicativo de  nómina

ü  Liquidar la pre nómina

ü  Revisar la  pre nómina

ü  Corrección de pre nómina

ü   liquidación definitiva de nómina con las firmas del ordenador del gasto y Gestión humana, reportes para las diferentes áreas  tesorería, presupuesto y contabilidad

ü  Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente

ü  Elaboración del archivo plano para el pago de la nómina y para liquidación de Cesantías.

ü  Elaboración de planillas para el pago del  Seguridad Social y Parafiscales.

§  Verificar: Verificar las novedades contra la pre-nómina y contra la nómina.

§  Actuar: Se solicita al administrador del aplicativo  el ajuste de las fallas generadas y el desarrollo de mejoras al mismo

 

4.2 Formatos de control de novedades

Las novedades de nómina corresponden reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un resultado directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

Todas las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente establecido por parte de la entidad, a través de los formatos correspondientes y atendiendo a un cronograma preestablecido.

Algunos formatos de nomina

1.    Reporte de horas extras

2.    Reporte dominicales y festivos

3.    Reporte ausencias

4.    Bonificaciones no constitutivas de salario

5.    Modificaciones de contrato

4.3.  No conformidad

No Conformidad es un incumplimiento de un requisito, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.

Pueden ser de dos tipos:

• No conformidad mayor: ausencia o fallo en implantar y mantener uno o más requisitos del sistema de gestión de la calidad, o una situación que pudiera, basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de lo que la organización está suministrando. Las entidades certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no conformidad mayor.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.

Las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.

Para eliminar las causas de no conformidades se toman acciones correctivas, en el caso de que la no conformidad sea potencial se llevarán a cabo acciones preventivas.

Figura No, 3  No conformidad