4.1. Concepto de calidad

La calidad se relaciona con  la apreciación de cada individuo para comparar una cosa con otra de su misma especie, género o servicio. La calidad, en relación a los productos y/o servicios, tiene varias definiciones, una es que  el producto se ajuste a las exigencias de los clientes, el valor añadido, algo que no tienen los productos similares, la relación coste/beneficio, etc. Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que quiere, sino lo que el cliente desea conseguir con el producto y se convenza que  era lo que siempre había buscado.

Calidad en cuanto a nomina es la cancelación o pago a los trabajadores y terceros con exactitud, bajo las normas y procedimientos legales  establecidos y justo a tiempo.

     

                                      

 

4.1 Procesos y Procedimiento

Las novedades de nómina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos en las fechas establecidas. 

Cuando se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y serán reportadas en el mes siguiente.

La novedad de nómina debe ser firmada por el Jefe inmediato.

Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al empleado y deben ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su expedición.

PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar)

§  Planear: Planear  la liquidación de la nómina Quincenal o  mensualmente.

§  Hacer: Recepciónar  las  novedades (nombramientos, encargos, traslados, vacaciones, embargos, primas, bonificaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades, horas extras, créditos o libranzas, sanciones y desvinculación)

ü  Clasificar las  novedades

ü  Incluir las  novedades en el aplicativo de  nómina

ü  Liquidar la pre nómina

ü  Revisar la  pre nómina

ü  Corrección de pre nómina

ü   liquidación definitiva de nómina con las firmas del ordenador del gasto y Gestión humana, reportes para las diferentes áreas  tesorería, presupuesto y contabilidad

ü  Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente

ü  Elaboración del archivo plano para el pago de la nómina y para liquidación de Cesantías.

ü  Elaboración de planillas para el pago del  Seguridad Social y Parafiscales.

§  Verificar: Verificar las novedades contra la pre-nómina y contra la nómina.

§  Actuar: Se solicita al administrador del aplicativo  el ajuste de las fallas generadas y el desarrollo de mejoras al mismo

 

4.2 Formatos de control de novedades

Las novedades de nómina corresponden reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un resultado directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

Todas las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente establecido por parte de la entidad, a través de los formatos correspondientes y atendiendo a un cronograma preestablecido.

Algunos formatos de nomina

1.    Reporte de horas extras

2.    Reporte dominicales y festivos

3.    Reporte ausencias

4.    Bonificaciones no constitutivas de salario

5.    Modificaciones de contrato

4.3.  No conformidad

No Conformidad es un incumplimiento de un requisito, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.

Pueden ser de dos tipos:

• No conformidad mayor: ausencia o fallo en implantar y mantener uno o más requisitos del sistema de gestión de la calidad, o una situación que pudiera, basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable sobre la calidad de lo que la organización está suministrando. Las entidades certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no conformidad mayor.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.

Las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación.

Para eliminar las causas de no conformidades se toman acciones correctivas, en el caso de que la no conformidad sea potencial se llevarán a cabo acciones preventivas.

Figura No, 3  No conformidad

        

4. NORMAS LEGALES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS NOVEDADES

Es el proceso mediante el cual se realiza el control y la administración de la  liquidación   a las personas vinculadas laboralmente con una empresa. Adicionalmente tiene en cuenta  todas las novedades que afecten las diferentes obligaciones laborales contraídas (nómina, seguridad social y parafiscal). Este proceso incluye registro y modificación de las condiciones contractuales entre la empresa y los empleados.

Las normas que rigen el proceso de nómina y sus novedades:

§  Ley 100 de 23 de diciembre de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

§  Ley 165 de 24 de diciembre de 1941, sobre protección al salario.

§  Ley 715 de 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

§  Ley 755 de 23 de julio de 2002. Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo - Ley María.

§  Ley 776 de 17 de diciembre de 2002. Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

§  Ley 789 de 27 de diciembre de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.

§  Decreto ley 2351 de 4 de septiembre de 1965. Por el cual hacen unas reformas al Código Sustantivo del Trabajo.

§  Decreto 3135 de 26 de diciembre de 1968. Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

§  Decreto 1042 de 7 de junio de 1978. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.

§  Decreto 1045 del 7 de junio de 1978. Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional

§  Decreto 710 de abril de 1978, bonificación por servicios prestados.

§  Decreto 4361 del 22 de diciembre de 2004. Por el cual se establece el auxilio de transporte

§  Decreto 4411 del 30 de diciembre de 2004. Por el cual se fijan las escalas de viáticos

§  Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el artículo 411 del código civil, así como para satisfacer las obligaciones legales referentes a la protección de la mujer y de los hijos.

PROCEDIMIENTO POR TRAMITE DE DOCUMENTOS

Todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las sedes diplomáticas y organismos internacionales acreditados en el país por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, tanto del sector público como del sector privado. En los casos de sustitución pensional o pensión de sobreviviente deberá afiliarse la persona beneficiaria de dicha sustitución o pensión, o el cabeza de los beneficiarios.

Trabajadores independientes, rentistas, propietarios de empresas y, en general, todas las personas naturales residentes en el país, que no tengan vínculo contractual reglamentario con algún empleador y cuyos ingresos mensuales sean iguales o superiores a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV).

ORIGEN Y VIGENCIA DE LA NOVEDAD

El origen de la novedades se presentan cuando hayan eventualidades en los trabajadores de la organización, la vigencia de las novedades es el mes en que suceden ya que se tienen en cuenta para el tema de pagos, solicitudes y demás.

PRESTACIONES ECONÓMICAS PROVENIENTES DE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

 Incapacidad por enfermedad

 Los tres primeros días que paga la empresa, corresponden al 100% del salario. Los días que paga la EPS, corresponden a las dos terceras partes del salario base de cotización.

  La incapacidad por enfermedad profesional. Según la ley 776 del 2002 en su Artículo 3 contempla lo siguiente. “Todo afiliado a quien se le defina una incapacidad temporal, el (100%) de su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente el que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el momento de su rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de su incapacidad permanente parcial, invalidez o su muerte. El pago se efectuará en los períodos en que el trabajador reciba regularmente su salario.”

PROCEDIMIENTOS Y FÓRMULAS PARA LIQUIDAR PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES

CONCEPTO	FÓRMULA
CESANTÍA	(SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS) _____________________________ 360
INTERESES DE CESANTIAS	CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12 __________________________________ 360
PRIMA DE SERVICIOS (Por cualquier tiempo trabajado)	SALARIO MES(*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE _______________________________ 360
VACACIONES (Por cualquier tiempo trabajado)	SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS ________________________________ 720
IMDEMNIZACIÓN (CONTRATO A TÉRMINO FIJO)	El valor de los salarios que falten para la terminación del contrato.
IMDEMNIZACIÓN ** (CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO)	Para salarios inferiores a 10 mínimos: 30 días por el primer año y 20 días por cada año siguiente o proporción. Más de 10 salarios mínimos: 20 días por el primer año y 15 por cada uno de los siguientes o proporción.
(*) Cuando en la fórmula aparece SALARIO MENSUAL equivale al salario con todos los factores que lo constituyen. Por ejemplo: auxilio de transporte.
(**) Para el caso de los trabajadores que llevaren 10 años o más a 27 de diciembre de 2002 la indemnización se liquidará con la tabla anterior.
HORAS EXTRAS
CONCEPTO	FÓRMULA
HORA ORDINARIA	Salario diario ________________________ 8
TRABAJO NOCTURNO Entre las 10 p.m. y las 6 a.m.	Hora ordinaria X 1.35
HORA EXTRA DIURNA Entre las 6 a.m. y las 10 p.m.	Hora ordinaria X 1.25
HORA EXTRA NOCTURNA Entre las 10 P.M. y las 6 A.M.	Hora ordinaria X 1.75
HORA ORDINARIA DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 1.75
HORA EXTRA DIURNA EN DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 2.0
HORA EXTRA NOCTURNA EN DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 2.5

INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO SIN JUSTA CAUSA

Cuando el contrato de trabajo es a término indefinido la indemnización por despido sin justa causa es un salario equivalente a 30 días. Cuando se lleve menos de un año la indemnización será de 30 días.

Los trabajadores que que lleven más de un año laborando, la indemnización será de 20 días por año, y la proporción por fracción de año no es considerada en la norma cuando el tiempo laborado es igual o menor a un año. Los empleados que devengan más de 10 salarios mínimos, la indemnización es de 20 días por el primer año y 15 días por año adicional o proporcional por fracción.

VACACIONES

Las vacaciones es un derecho que tienen los trabajadores por haber prestado sus servicios durante determinado tiempo a su empleador. En Colombia, las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de trabajo. 

PRIMAS EXTRALEGALES

Las primas extra legales no se encuentran contempladas directamente en una ley, las primas extra legales son de libertad es decir que solo están contempladas en un contrato de trabajo por mutuo acuerdo.

PRIMAS LEGALES

Todas las organizaciones tienen como obligación pagar a sus trabajadores una prima de servicios, lo cual es un salario mensual al año, en caso de que el contrato sea menor a un año, el pago de la prima de servicios se hará de acuerdo al tiempo en el que el trabajador lleve vinculado a la organización, la prima de servicios se debe pagar el último día del mes de Junio a mas tardar los primeros 15 días y los otros 15 días se deben pagar los primeros 20 días del mes de diciembre. 

INTERESES DE CESANTIAS

El empleador debe pagar a sus empleados 

intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas 

a 31 de diciembre, a una tasa del 12% anual. 

Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, 

y se pagan directamente al trabajador, esto es, 

que a diferencia de las cesantías que se deben consignar en un fondo, 

en el caso de los intereses sobre cesantías se deben pagar al trabajador

CESANTIAS

Las cesantías son una prestación social que contempla la legislación laboral colombiana, las cesantías protegen al trabajador en el que este queda cesante ese decir queda desempleado cuando se termina el contrato de trabajo. 

PAGOS QUE CONSTITUYEN O NO SALARIO

El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo señala lo siguiente: Las  Primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. 

SOFTWARE APLICATIVO PARA LIQUIDACIÓN DE APORTES

Su nombre es FANAIA, La aplicación web para la liquidación de aportes PILA es una herramienta diseñada especialmente  para entregarle a los empleadores una solución automatizada para realizar la gestión de seguridad social y liquidación del  valor de los aportes a todas las entidades del sistema de seguridad social y parafiscal:

Administradoras Fondos de

 Pensiones (AFP), Entidades Promotoras de Salud (EPS),

Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), las Cajas de 

Compensación Familiar (CCF), el Instituto Colombiano de 

Bienestar Familiar (ICBF), el Servicio Nacional de 

Aprendizaje (SENA), la Escuela Superior de 

Administración Pública (ESAP) y el Ministerio 

de Educación Nacional (MEN).

La aplicación permite una interacción segura entre el empleador y la entidad financiera encargada de las transacciones bancarias. El acceso a la aplicación se realiza vía web, lo que permite que sea de fácil acceso: sólo se necesita un navegador web y una conexión a Internet. El sistema permite gestionar y controlar el pago de aportes de seguridad, social y parafiscales mediante:

Administrador de los empleados: En este puede modificar y actualizar continuamente la información de los cotizantes.

Creador de novedades: permite la generación y modificación de las novedades estipuladas por ley y vincular esta información a la liquidación de aportes.

Gestor de liquidaciones: Se tienen dos opciones para realizar las liquidaciones correspondientes a cada periodo: o Autoliquidador de planillas basado en la información ingresada por el aportante. o Validador de archivos planos cargados por el aportante.

Pago de liquidaciones: De manera electrónica, fácil y segura.

Reportes: Diferentes informes y consultas que pueden ser exportados como diferentes formatos. 

PILA

(RESOLUCIÓN 1303/05). Es un sistema nuevo implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Protección Social, que busca facilitar a los aportantes realizar los pagos a la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de Educación, a través de transferencias electrónicas.

 Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado.

De esta forma se obtienen importantes ahorros para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc

En su primera etapa la planilla es un sistema voluntario para los aportantes y complementario a los existentes. Sin embargo, el aportante que quiera hacer los pagos por medio electrónico debe hacer uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social integral y parafiscal, a los que esté obligado cada aportante.